事務局業務 - 成績処理

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事務局業務

受験申込の受付、受験者名簿の管理、受験番号発行、受験票の作成・発送など、試験に必要な事務局業務を代行致します。業務の全体ではなく一部をご依頼頂くことも可能です。
また、御校（社）事務局業務の効率化と正確性の確保を目的としたコンサルティングも行います。

塾、予備校などで行う公開模擬試験では以下のような様々の要件が加わるため、成績処理もそれに応じた仕組みを構築する必要があります。

  1. 自校の通学生だけでなく、試験のみの外部の申込者も参加する。
  2. 会場が自校だけでなく、臨時に借りた会場で実施する。
  3. 会場受験と通信受験がある。
  4. 会場受験と通信受験の成績は処理を分けて行いたい。
  5. 受験票、成績表を受験者の個人宅へ郵送する必要がある。
  6. 申し込み締め切り以降、または試験当日申込者も拾いたい。
  7. 後で追加処理が発生した、あるいは成績表を紛失したために再発行をしたい。

など等です。
こうした要件が加わると、それに付随して試験実施の運用における手間も飛躍的に増大していきます。
ディーシーアイでは公開模試の豊富な実施実績と経験から様々なケースとイレギュラー処理に柔軟かつ迅速に対応できるノウハウを蓄積しており、多くの塾・予備校に、最適なソリューションをご提供しています。

特に公開模試等では、受験生に対して受験票を発行する必要があります。当社ではご発行いただいた模擬試験申込書、名簿などを元に受験生一人ひとりにチェックデジット付の受験番号を割り振り、受験票の作成、印刷、発送までを行っています。

○受験票の記載事項

受験票には以下の内容が記載されます。

  • 受験会場案内（会場名,交通手段,案内図）
  • 試験実施日時
  • 受験番号
  • 受験案内
    （試験時間割り、受験上の注意、その他特記事項）
  • お問い合わせ先
受験票

試験会場の案内図は申し込み場所により、対応する図を挿入します。

受験票の作成、印刷方法

受験票の作成、印刷形式は封書、一般はがき、圧着はがきなど、運用方法、記載内容により様々な方法があります。当社では事前のお打合わせを通して、もっとも経済的な方法をご提案させていただきます。

  1. 封書
    記載、連絡内容が多く、はがきでは紙面が小さすぎて十分な情報が乗せきれない場合に採用します。封書で送付されるので、受験番号やその他情報の機密性が高い場合に適した方法です。
  2. 一般はがき
    もっとも経済的な方法です。紙面に限りがありますが、会場案内、会場地図、試験日程および時間割、受験番号などを入れることが可能です。

御校（社）業務の効率化をコンサルティングします。

入試や模擬試験などの受験申込の受付から試験実施、成績表や合否通知の送付までの事務局業務は多大な労力を要しますが、その全てを一括アウトソーシングできることはむしろ希です。受付窓口、受験者対応、受験料振込みなどはアウトソーシングできないが、名簿の管理は外部委託したいと言うケースも多くあります。
また、特に煩わしいのが、追加、変更、キャンセル対応ではないでしょうか。
弊社ではこうした様々なケースにおいて、事務局業務全体の効率化を実現するためのコンサルティングを行います。申込受付を専用のホームページから行いたい、追加、変更、キャンセルなどと既にある自校（社）の受験料金支払い・請求システムとのスムーズな連携を実現したいなど、様々なご要望にベストなソリューションをご提案します。

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